Manajemen risiko pemasok
Sebagai produsen global terkemuka untuk benang, ritsleting, dan produk terkait, Coats berperan penting dalam rantai pasokan pakaian dan alas kaki. Kesuksesan kami di pasar mengandalkan perilaku bertanggung jawab dan kewarganegaraan perusahaan yang baik. Kami juga ingin menyampaikan ini kepada pelanggan dan pemasok kami.
Pada tahun 2015, Coats mengembangkan Kode Etik Pemasok yang terperinci. Kode Etik ini menjelaskan standar dan nilai yang kami harapkan dari pemasok dari segi praktik tenaga kerja, HAM, manajemen lingkungan, serta perilaku pengadaan dan bisnis yang bertanggung jawab.Pada tahun yang sama, Coats China berhasil meluncurkan Kode Etik ini kepada 75 pemasok utamanya.
Dengan mempertimbangkan pengalaman lokakarya Cina, kami memutuskan untuk meluncurkan Kode Etik ini kepada seluruh dunia.Kami menyegmentasikan basis pemasok untuk mengidentifikasi siapa saja pemasok utama kami lalu merancang program peluncuran tatap muka untuk memperkenalkan mereka pada standar dan ekspektasi kami.
Pemasok utama kami diperkenalkan ke Kode Etik Pemasok dalam lokakarya sehari, yang diadakan di lokasi Coats lokal kami.Ini memberi pemasok kesempatan untuk mempelajari persyaratan Kode Etik dan membuka saluran komunikasi untuk pertanyaan dan dukungan lebih lanjut setelah lokakarya.Pada akhir tahun 2016, Kode Etik Pemasok telah diluncurkan secara global ke semua pemasok utama kami yang berlokasi di pasar-pasar primer.
Menggandeng pemasok utama kami
Meskipun cakupan Kode Etik Pemasok meliputi semua pemasok Coats, perhatian khusus diberikan kepada pemasok utama yang:
- Memiliki volume pembelanjaan tinggi dengan kami
- Beroperasi di negara yang dianggap ‘berisiko tinggi’ terkait praktik bisnis, HAM, tenaga kerja, atau lingkungan
- Memasok barang atau layanan yang dapat dianggap berpotensi berisiko tinggi.
Kode Etik Pemasok dipresentasikan kepada pemasok utama kami dalam lokakarya yang diadakan oleh Coats.Menyusul lokakarya ini, pemasok wajib melakukan analisis kesenjangan pada prosedur dan praktik mereka sendiri terhadap Kode Etik Pemasok.Para pemasok diminta melaporkan kembali kepada Coats terkait analisis mereka, dengan menunjukkan area ketidakpatuhan dan memberikan rencana tindakan untuk peningkatan mutu.Tim pengadaan kami kini memantau penerapan rencana serta memberikan saran dan dukungan langsung untuk setiap pemasok utama kami.
Sebanyak tiga belas lokakarya diadakan di lokasi strategis sepanjang tahun 2016 (Turki, India, Vietnam, Indonesia, Sri Lanka, Brasil, Meksiko, Hong Kong, Hongaria, Jerman, Italia, AS, dan Inggris).Manajer Pengadaan dari unit negara tetangga yang lebih besar menghadiri salah satu lokakarya ini dan dilatih untuk mengadakan lokakarya di negara mereka sendiri, di mana Manajer Pengadaan dari negara tetangga yang lebih kecil juga turut hadir.
Menyusul lokakarya awal ini serta peninjauan ketidakpatuhan oleh tim pengadaan kami, pemasok dengan jumlah ketidakpatuhan terbesar dikunjungi terlebih dahulu.Kunjungan awal dilakukan dalam bentuk pertemuan tindak lanjut pasca lokakarya, dan bukan audit penyelidikan.Semua pemasok yang mengikuti lokakarya akan menerima kunjungan guna membahas pemahaman mereka terhadap persyaratan kami.Ini kemudian akan menjadi bagian rutin dari proses peninjauan performa pemasok kami.
Pada tahun 2017, kami melakukan 12 lokakarya tindak lanjut di 5 negara berisiko tinggi:Bangladesh, India, Cina, Indonesia, dan Vietnam.276 (95%) dari pemasok utama di negara-negara ini menghadiri lokakarya tindak lanjut.Area fokus utama dari lokakarya tindak lanjut ini adalah Perbudakan Modern dan HAM.
Selain itu, selama tahun 2017, kami juga melakukan audit pemasok terhadap 111 pemasok yang tersebar di 5 negara berisiko tinggi: Vietnam, Cina, India, Indonesia, dan Mesir.Ini dilakukan dengan perpaduan sumber daya internal dan eksternal.Misalnya, semua audit yang dilakukan di Cina dikerjakan oleh auditor Coats, sedangkan untuk Vietnam, 39 audit dikerjakan oleh Bureau Veritas, dengan menggunakan template audit Kode Etik Pemasok Coats. Hasil dari Vietnam menunjukkan bahwa 20 pemasok mendapatkan nilai ‘Baik’, 16 dinilai ‘Cukup’, dan 3 membutuhkan peningkatan mutu.Sejak audit ini, kami telah menggandeng 3 pemasok yang membutuhkan peningkatan mutu untuk membantu mereka dalam mengembangkan kebijakan dan proses mereka. Ketiganya lalu diaudit lagi pada awal tahun 2018 guna mengetahui kemajuannya.Para pemasok yang diberi nilai ‘Cukup’ akan diaudit kembali dalam kurun dua tahun sejak tanggal audit sebelumnya dan pemasok yang diberi nilai ‘Baik’ akan kembali diaudit dalam kurun tiga tahun sejak audit sebelumnya. Kami akan terus meningkatkan mutu setiap negara pemasok melalui tim audit internal atau eksternal sebagaimana yang sesuai dengan ketentuan setempat.
Pada kuartal kedua 2019, Bureau Veritas telah melakukan 27 audit pemasok di Indonesia, 15 mendapatkan nilai ‘Baik’ dan 12 mendapatkan nilai ‘Cukup’.Di Kolombia, 20 pemasok telah mengikuti lokakarya Kode Etik Pemasok pada bulan Januari, 9 pemasok diaudit pada bulan Februari dan pada bulan Maret, 260 vendor dikirimi komunikasi yang telah diperbarui tentang Kode Etik Pemasok., untuk mempertahankan fokus pada kepatuhan.
Memberikan dukungan kepada seluruh Pemasok
Selain menggandeng pemasok utama dan pemasok ‘berisiko tinggi’, Kode Etik Pemasok juga disampaikan kepada pemasok berskala/berisiko menengah secara lisan, baik melalui telepon ataupun di pertemuan tatap muka.Pemasok berskala/berisiko menengah telah dikirimi Kode Etik Pemasok melalui email.
Pada akhir tahun 2018, semua pemasok kami telah menerima pemberitahuan tentang Kode Etik Pemasok dan pemasok yang mewakili lebih dari 45% dari total pembelanjaan kami telah mengikuti lokakarya satu hari.
Peninjauan kepatuhan terhadap Kode Etik Pemasok juga merupakan bagian tidak terpisahkan dari peninjauan rutin terhadap performa pemasok. Kami berhak untuk mengaudit pemasok dan mitra kami, sejauh diizinkan oleh hukum dan kontrak yang kami miliki, untuk menjamin kepatuhan terhadap Kode Etik Pemasok.
Jika kami mengetahui tentang perusahaan pemasok mana pun yang bertindak bertentangan dengan persyaratan dalam Kode Etik Pemasok, kami berhak menuntut tindakan perbaikan atau pada akhirnya mengakhiri perjanjian.
Apa langkah selanjutnya?
Selama tahun 2019 dan seterusnya, kami akan terus menggandeng pemasok, dengan memberikan dukungan dan panduan guna menjamin kepatuhan terhadap Kode Etik Pemasok kami.Dengan kata lain, kami akan terus memperkuat proses kami serta terus meningkatkan kesadaran di dalam rantai pasokan kami, serta memastikan pemasok kami memiliki langkah yang paling efektif.
Tim pengadaan kami, yang meninjau kuesioner penilaian mandiri yang diisi oleh para pemasok, akan terus menerima pelatihan lebih lanjut guna memastikan bahwa setiap ketidakpatuhan telah dinilai dan ditindaklanjuti dengan semestinya.Setiap ketidakpatuhan ‘kritis’ akan ditangani sebagai prioritas oleh tim pengadaan.Kami akan mengumpulkan metrik performa utama dari audit pemasok untuk memantau jumlah ketidakpatuhan serta memastikan ketidakpatuhan tersebut diselesaikan dan ditutup secepat mungkin.